SERVIÇOS
Do documento em papel à informação que você encontra. Conheça as soluções para cada etapa do seu acervo.
01 · DO PAPEL AO DIGITAL
Folhas, livros, plantas e fotografias viram arquivos digitais legíveis, organizados e fáceis de consultar.
PDF pesquisável com OCR, mantendo a aparência do original.
Digitalização de folhas avulsas, livros, plantas e fotos.
Escopo e requisitos definidos no diagnóstico do seu acervo.
02 · UM DESTINO SEGURO
Eliminamos o que já cumpriu o prazo de guarda, com trituração sigilosa e destinação ambiental correta.
Destruição dos documentos definidos para descarte.
Certificado de destruição para registrar a conclusão.
O que pode ser eliminado é definido antes da execução.
03 · ESPAÇO PARA A SUA ROTINA
Seu arquivo sai do escritório e fica sob nossa custódia, com cada caixa identificada e fácil de localizar.
Rastreabilidade para saber onde está o seu acervo.
Solicite os documentos sob nossa guarda.
Libere a área ocupada pelas caixas e arquivos.
04 · CADA DOCUMENTO NO SEU LUGAR
Cada documento classificado, com prazo de guarda definido e lugar certo para ficar, no físico e no digital.
Uma estrutura que faz sentido para o seu acervo.
Tabela de temporalidade para orientar a guarda.
Organização para facilitar a consulta nos dois formatos.
05 · INFORMAÇÃO À MÃO
Documentos num sistema da Nexos, com busca por palavra, permissões por pessoa e registro de cada acesso.
Localize as informações nos documentos pesquisáveis.
Defina quem pode consultar os arquivos.
Registro de quem acessou cada documento.
METODOLOGIA · DO PRIMEIRO CONTATO À ENTREGA
Cinco passos, sempre combinados com você antes de começar.
Acompanhe o caminhoVocê conta o que tem e o que precisa, sem custo e sem compromisso.
Entendemos como o acervo é usado no dia a dia e o que a lei exige guardar.
Prazo, etapas e valor por escrito, antes de começar.
Você acompanha o andamento e aprova o que está sendo feito.
Documentos organizados, digitalizados ou sob nossa custódia, do jeito combinado.
PARA QUEM CUIDAMOS
Do documento que faz parte da rotina à história que merece ser preservada. Encontre o seu segmento.
POR TRÁS DA NEXOS
Por trás de cada caixa, livro ou fotografia, existe algo que importa para alguém. É com essa atenção que queremos conhecer o seu acervo.
Pode contar do seu jeito.
Caixas, livros, fotografias, documentos. A gente começa conhecendo o seu acervo.
Mais espaço, uma busca mais fácil ou uma história que precisa ser preservada.
Os cuidados, as possibilidades e os próximos passos.
Você conta sobre o acervo, o que preocupa e o que precisa resolver.
A gente apresenta caminhos, cuidados e etapas em uma conversa fácil de acompanhar.
Cada acervo pede atenção ao seu uso, à sua história e à sensibilidade das informações.
CUIDADO EM CADA ETAPA
Cada serviço segue as normas do setor.
Entenda a legislaçãoA gente entende o acervo, o que a lei exige guardar e devolve prazo, etapas e valor por escrito, antes de começar.
PERGUNTAS FREQUENTES
Do primeiro orçamento ao cuidado com os documentos. Encontre a resposta que você precisa.
Seu caso é diferente?Converse com a Nexos9 respostas para você
O cálculo considera o volume de páginas, o tipo de material (folhas soltas, livros, plantas ou fotos), o estado do papel e serviços extras, como OCR e indexação. Por isso o orçamento é personalizado: você conta o que tem e respondemos em até 24 horas, sem compromisso.
O prazo é definido depois de entendermos a quantidade de documentos, as condições do acervo e o nível de tratamento pedido, como OCR, indexação ou organização prévia. A proposta traz um cronograma para você saber quando esperar a conclusão.
GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é o sistema que guarda, organiza e localiza documentos digitais em um só lugar, com controle sobre quem acessa cada arquivo. Na prática, você encontra o que precisa em segundos, sem revirar pastas e armários.
Em vez de ocupar espaço na sua empresa, seus documentos ficam armazenados em uma estrutura externa, em caixas identificadas e catalogadas. Quando precisar de algo, você solicita a consulta ou a devolução e o material é localizado pelo cadastro do acervo.
Sim. No descarte seguro, ao final do processo emitimos o Certificado de Destruição, que registra a eliminação dos documentos. Tudo é feito com sigilo e dentro da LGPD, e o material recebe destinação ambientalmente correta.
Sim. Aplicamos OCR para reconhecer palavras nas páginas digitalizadas e permitir pesquisas dentro do PDF, mantendo a aparência do documento original. O serviço não inclui conversão para Word, transcrição ou entrega de texto editável revisado.
Sim. A coleta é feita no seu endereço, com as caixas lacradas e um protocolo que registra quantidade, identificação e responsável. Cada caixa fica rastreada do momento da coleta até a devolução.
Tem, quando a digitalização segue o Decreto nº 10.278/2020: padrões técnicos mínimos de imagem, metadados e, para uso perante órgãos públicos, assinatura digital no padrão ICP-Brasil. Alguns documentos ainda precisam ser guardados no original, como os de valor histórico. No diagnóstico indicamos quais.
Os documentos são tratados só para o serviço contratado, com acesso restrito às pessoas autorizadas e registro de cada consulta ou retirada. Quando chega a hora do descarte, a eliminação é sigilosa e sai com certificado de destruição.
FALE CONOSCO
Conte o que precisa. A gente entende o seu caso e responde com os próximos passos, sem compromisso.
Segunda a sábado, das 9h às 18h.
Atendemos todo o estado do Rio de Janeiro.
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