Informação em minutos
Acesso fácil e rápido ao que está nos documentos, sem tempo perdido na busca.
NEXOS ACERVO / RIO DE JANEIRO
Organização de documentos,
com cada caixa no lugar certo.
Transformamos o seu arquivo desorganizado (físico e digital) em um acervo classificado, rastreável e em total conformidade com a LGPD.
- Físico e digital
- Conforme LGPD
- Tabela de Temporalidade
- Descarte certificado
DO SEU ACERVO À SUA PROPOSTA
Meça seu acervo.
Conte o que você tem. Pode ser uma estimativa.
Benefícios
Os benefícios de um acervo organizado.
Organizar vai muito além de arrumar caixas: é uma mudança que se sente na rotina, no orçamento e na segurança jurídica da empresa.
Classificação padronizada
Mesmo critério de classificação e disposição em todo o acervo.
Documentos vitais protegidos
Proteção para o que é confidencial ou indispensável.
História preservada
Reconstituição da história da organização a partir do arquivo.
Redução de custos
Menos horas de busca e menos retrabalho no dia a dia.
Menos espaço ocupado
Redução do espaço físico destinado à guarda de documentos.
O que fazemos
Nossos serviços de organização.
Consultoria Arquivística
Mapeamento de tipos documentais, fluxos de entrada e saída, laudo técnico e treinamento da equipe.
Tabela de Temporalidade
Prazos legais de guarda (corrente, intermediário, inativo) e revisão periódica da legislação aplicável.
Catalogação e Indexação
Etiquetagem de caixas, inventário completo, classificação por tipo e data e indexação digital.
Descarte Seguro
Eliminação certificada de documentos vencidos, com fragmentação e relatório de descarte para auditoria.
Tabela de Temporalidade
As três fases de um documento.
A Tabela de Temporalidade define quanto tempo cada tipo de documento fica em cada fase, conforme a legislação aplicável.
01Corrente
Documentos em uso no dia a dia, perto de quem trabalha com eles.
02Intermediário
Uso eventual. Aguardam o fim do prazo legal de guarda, muitas vezes fora do escritório.
03Inativo
Prazo cumprido. Seguem para guarda permanente, quando têm valor histórico, ou para o descarte seguro.
Ata de reunião da diretoriaEm uso no dia a dia
Nota fiscal de compraEm uso no dia a dia
Contrato com fornecedorEm uso no dia a dia
Hoje
Exemplo ilustrativo. Os prazos de cada tipo de documento são definidos na Tabela de Temporalidade do seu acervo, conforme a legislação aplicável.
Processo
Como organizamos o seu acervo.
Do diagnóstico ao treinamento da sua equipe.
- 01
Diagnóstico
Levantamento remoto ou presencial do volume e das urgências.
Etapa 1 de 5 - 02
Planejamento
Escopo, critérios de classificação e cronograma.
Etapa 2 de 5 - 03
Organização física
Separação, higienização e reordenação.
Etapa 3 de 5 - 04
Indexação e inventário
Cadastro no sistema com localização e metadados de busca.
Etapa 4 de 5 - 05
Entrega e treinamento
Entrega do acervo organizado e treinamento da equipe.
Etapa 5 de 5
INFORMAÇÃO COM RESPONSABILIDADE
Dentro da lei.
No seu contexto.
Os requisitos e os prazos de guarda fazem parte do planejamento do seu acervo.
ANTES DE COMEÇAR
Pode perguntar.
A gente explica.
Dúvidas sobre organização de arquivos.
A organização vale para arquivos físicos e digitais?
Sim. Transformamos o arquivo desorganizado, físico e digital, em um acervo classificado, rastreável e em conformidade com a LGPD.
O que é a Tabela de Temporalidade?
É o instrumento que define os prazos legais de guarda de cada tipo de documento nas fases corrente, intermediária e inativa. Nós elaboramos a tabela e fazemos a revisão periódica da legislação aplicável.
Como encontro um documento depois de organizado?
Cada caixa recebe etiqueta e entra no inventário, com classificação por tipo e data. No cadastro no sistema, cada item fica com a localização e os metadados de busca.
A equipe da minha empresa recebe treinamento?
Sim. Na entrega do acervo organizado, treinamos a equipe. A consultoria arquivística também inclui o mapeamento dos fluxos de entrada e saída de documentos e o laudo técnico.
VAMOS CONVERSAR
O primeiro passo
é ouvir você.
Conte o que tem em mãos e o que precisa resolver.