Resumo em 30 segundos
- Desde 2 de janeiro de 2026, o registro de empregados é feito só pelo eSocial (Portaria MTE nº 01/2025).
- O livro ou a ficha em papel perde o valor de documento oficial.
- Mas o arquivo antigo de RH continua valendo e tem prazos de guarda: 5 anos, 20 anos ou permanente.
- A saída é digitalizar com indexação e guardar com rastreio o que precisa ficar em papel.
Se sua empresa ainda mantém aquele livro ou ficha física de registro de funcionários, tem uma mudança importante que já está valendo: desde 2 de janeiro de 2026, isso deixou de valer como documento oficial. Mas — e essa é a parte que muita empresa vai esquecer — isso não quer dizer que o arquivo antigo pode ir pro lixo. Pelo contrário.
01O que mudou
O Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria nº 01/2025, determinando que toda empresa brasileira passa a ser automaticamente considerada usuária do registro eletrônico de empregados via eSocial. Ou seja: acabou a opção de escolher entre papel e digital. Agora é só digital, para todo mundo, sem exceção.
Na prática, isso significa:
- O livro ou ficha física perde validade legal como documento oficial de registro do funcionário.
- O eSocial vira a única fonte que vale para provar vínculo empregatício, data de admissão, cargo e outras informações contratuais.
- As anotações na Carteira de Trabalho Digital também passam a ser feitas só pelo eSocial.
- A empresa até pode manter uma ficha física por organização interna, se quiser — mas ela não tem mais peso de documento oficial.
02O detalhe que a maioria vai esquecer: o arquivo antigo continua valendo
Aqui está o ponto que costuma passar despercebido: a regra nova vale pra daqui pra frente. Ela não apaga a obrigação de guardar os registros antigos — muito pelo contrário, alguns desses documentos precisam ser guardados por muito mais tempo do que as pessoas imaginam:
| Documento | Por quanto tempo guardar |
|---|---|
| Documentos trabalhistasrecibos de salário, cartão de ponto, avisos | 5 anos depois do desligamento do funcionário — é o prazo que ele tem pra entrar com uma ação na Justiça do Trabalho. |
| Segurança e saúde ocupacionalcomo PPP e PCMSO | 20 anos |
| Documentos ligados ao FGTS | O prazo para cobrar depósitos na Justiça é de 5 anos, desde a decisão do STF de 2014 (a regra de transição terminou em 2019). Por cautela, muitas empresas ainda guardam esses documentos por até 30 anos. |
| O registro do empregado em si | Recomendado guardar permanentemente, porque pode ser a única prova de vínculo empregatício que sobra décadas depois, quando alguém precisa comprovar tempo de contribuição pra se aposentar. |
03Por que isso é um risco se ninguém organizar
O problema não é a regra em si — é o que acontece na prática em muita empresa: fichas físicas empilhadas em caixa, sem indexação, sem cópia digital, guardadas "porque sim", sem ninguém saber exatamente o que tem ali nem onde procurar quando alguém precisar. Isso vira dor de cabeça em três situações bem comuns:
- Uma fiscalização do Ministério do Trabalho pede documentação de anos atrás.
- Um ex-funcionário entra com uma ação trabalhista e a empresa precisa provar algo rapidamente.
- Alguém que trabalhou na empresa há décadas pede uma cópia pra dar entrada na aposentadoria.
04Como se preparar
Duas frentes resolvem isso:
- Digitalizar o histórico de RH com indexação de verdade. Não adianta só escanear — o valor está em indexar por matrícula, nome, CPF e período, pra encontrar qualquer ficha antiga em segundos, não em horas.
- Guardar fisicamente, com rastreio, o que precisa ficar em papel por décadas. Nem tudo precisa (ou pode) ser só digital — para o que precisa mesmo ficar físico por 20 ou 30 anos, vale ter caixa identificada, localização registrada e consulta remota, em vez de depender da memória de alguém sobre "onde ficou guardado aquele arquivo de 2015".
É exatamente esse cruzamento — digitalização com indexação e guarda física rastreável — que a Nexos ACERVO resolve para o arquivo de RH das empresas.
Fontes: Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 · STF: prescrição do FGTS · STJ: regra de transição
Conteúdo informativo. Para decisões sobre o seu caso, consulte o jurídico ou a contabilidade da sua empresa.
Sócio-fundador da Nexos Acervo. Começou no banco, foi gestor de crédito e passou os últimos seis anos como consultor comercial em gestão documental. Este artigo teve revisão técnica de Marlon Caetano, arquivista e sócio-fundador.
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