Se sua empresa ainda mantém aquele livro ou ficha física de registro de funcionários, tem uma mudança importante que já está valendo: desde 2 de janeiro de 2026, isso deixou de valer como documento oficial. Mas — e essa é a parte que muita empresa vai esquecer — isso não quer dizer que o arquivo antigo pode ir pro lixo. Pelo contrário.
O que mudou
O Ministério do Trabalho e Emprego publicou a Portaria nº 01/2025, determinando que toda empresa brasileira passa a ser automaticamente considerada usuária do registro eletrônico de empregados via eSocial. Ou seja: acabou a opção de escolher entre papel e digital. Agora é só digital, para todo mundo, sem exceção.
Na prática, isso significa:
- O livro ou ficha física perde validade legal como documento oficial de registro do funcionário.
- O eSocial vira a única fonte que vale para provar vínculo empregatício, data de admissão, cargo e outras informações contratuais.
- As anotações na Carteira de Trabalho Digital também passam a ser feitas só pelo eSocial.
- A empresa até pode manter uma ficha física por organização interna, se quiser — mas ela não tem mais peso de documento oficial.
O detalhe que a maioria vai esquecer: o arquivo antigo continua valendo
Aqui está o ponto que costuma passar despercebido: a regra nova vale pra daqui pra frente. Ela não apaga a obrigação de guardar os registros antigos — muito pelo contrário, alguns desses documentos precisam ser guardados por muito mais tempo do que as pessoas imaginam:
- A maioria dos documentos trabalhistas (recibos de salário, cartão de ponto, avisos) precisa ficar guardada por 5 anos depois do desligamento do funcionário — é o prazo que ele tem pra entrar com uma ação na Justiça do Trabalho.
- Documentos de segurança e saúde ocupacional (como PPP e PCMSO) precisam ficar guardados por 20 anos.
- Documentos ligados ao FGTS têm recomendação de guarda de até 30 anos.
- O registro do empregado em si — justamente o que estamos falando aqui — é recomendado guardar permanentemente, porque pode ser a única prova de vínculo empregatício que sobra décadas depois, quando alguém precisa comprovar tempo de contribuição pra se aposentar.
Ou seja: seu funcionário pode bater na sua porta pedindo uma cópia da ficha de registro dele daqui a 25 anos, pra resolver um problema de aposentadoria — e a empresa é responsável por conseguir mostrar esse documento.
Por que isso é um risco se ninguém organizar
O problema não é a regra em si — é o que acontece na prática em muita empresa: fichas físicas empilhadas em caixa, sem indexação, sem cópia digital, guardadas “porque sim”, sem ninguém saber exatamente o que tem ali nem onde procurar quando alguém precisar. Isso vira dor de cabeça em três situações bem comuns:
- Uma fiscalização do Ministério do Trabalho pede documentação de anos atrás.
- Um ex-funcionário entra com uma ação trabalhista e a empresa precisa provar algo rapidamente.
- Alguém que trabalhou na empresa há décadas pede uma cópia pra dar entrada na aposentadoria.
Nas três, quem tem o arquivo organizado resolve em minutos. Quem não tem, vira uma busca manual por caixas guardadas há anos — se é que ainda existem.
Como se preparar
Duas frentes resolvem isso:
- Digitalizar o histórico de RH com indexação de verdade. Não adianta só escanear — o valor está em indexar por matrícula, nome, CPF e período, pra encontrar qualquer ficha antiga em segundos, não em horas.
- Guardar fisicamente, com rastreio, o que precisa ficar em papel por décadas. Nem tudo precisa (ou pode) ser só digital — para o que precisa mesmo ficar físico por 20 ou 30 anos, vale ter caixa identificada, localização registrada e consulta remota, em vez de depender da memória de alguém sobre “onde ficou guardado aquele arquivo de 2015”.
É exatamente esse cruzamento — digitalização com indexação e guarda física rastreável — que a Nexos ACERVO resolve para o arquivo de RH das empresas.
Este artigo tem caráter informativo, baseado em fontes oficiais e de imprensa especializada disponíveis na data de publicação. Prazos de guarda de documentos trabalhistas e previdenciários podem variar conforme o tipo de documento e mudanças normativas — consulte seu departamento jurídico ou contábil para orientação específica ao seu caso.