Gestão Documental para Escritórios de Contabilidade
Zere o acúmulo de caixas e pastas físicas. Digitalizamos, indexamos e guardamos o acervo dos seus clientes, garantindo respostas imediatas em auditorias e fiscalizações.
Diagnóstico
O desafio do arquivo contábil e a solução Nexos
O problema
- Dezenas de pastas suspensas acumuladas por cliente, ano após ano.
- Dificuldade para encontrar uma guia de recolhimento de anos atrás durante uma malha fina.
- Risco de perda térmica de cupons fiscais, que se apagam naturalmente com o tempo.
- Espaço físico desperdiçado no escritório com caixas de arquivo morto.
A solução Nexos
- Coletamos o arquivo e digitalizamos em lote, sem parar a rotina do escritório.
- Indexação por CNPJ do cliente, tipo de documento e mês de competência.
- Busca por palavras-chave via OCR direto na plataforma GED.
- Seus contadores encontram qualquer nota ou recibo instantaneamente.
O que digitalizamos
Principais tipos documentais
Notas e Cupons Fiscais
Captura de alto volume e preservação digital antes que os dados se apaguem do papel térmico.
Guias e Impostos
DARF, GPS, DAS e comprovantes de pagamento organizados rigidamente por mês de competência.
Contratos Sociais e Balanços
Digitalização de livros diários, livros razão, balanços patrimoniais e alterações contratuais.
Folha de Pagamento e Encargos
Organização de recibos, férias, folhas de ponto e rescisões atreladas a cada funcionário da carteira de clientes.
Organização Documental
Um critério técnico para saber o que guardar — e por quanto tempo
No setor contábil, cada tipo de documento tem um prazo legal de guarda diferente, de 5 a 30 anos. Criamos a tabela de temporalidade personalizada para o seu escritório, organizando cada categoria de documento com o prazo correto.
- Tabela de temporalidade personalizada, criada por especialistas em arquivologia.
- Documentos físicos em guarda segura na Nexos pelo prazo que você definir.
- Quando decidir descartar, cuidamos da fragmentação segura e do descarte ecológico.
Transforme o arquivo morto do seu escritório em um hub de dados inteligente e rápido.
Fale com nossa equipe e descubra como organizar o acervo contábil de todos os seus clientes em um só lugar.