Toda clínica conhece a cena: uma sala inteira de prontuários em papel, pastas que só crescem e a dúvida de sempre, "posso digitalizar e jogar o papel fora?". A resposta curta é sim, pode. A resposta completa tem algumas condições, e são elas que separam uma clínica tranquila de uma clínica exposta.
O que a lei permite
A Lei nº 13.787/2018 é a lei que trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guardar o prontuário do paciente. Ela trouxe três mudanças práticas:
- O prontuário pode ser digitalizado e guardado em meio eletrônico.
- O documento digitalizado tem o mesmo valor de prova do original, desde que a digitalização siga a lei e os regulamentos.
- O papel original pode ser destruído depois da digitalização, mas só depois de passar pela análise de uma comissão permanente de revisão de prontuários e avaliação de documentos da própria instituição. Documentos com valor histórico devem ser preservados.
Os requisitos da digitalização
A lei e a Resolução CFM nº 1.821/2007 apontam o que um prontuário digitalizado precisa ter:
- Reproduzir todas as informações do original. Frente, verso, anotações à mão, carimbos e assinaturas: nada pode ficar de fora.
- Integridade, autenticidade e confidencialidade. O arquivo não pode ser alterado sem deixar rastro, precisa ter origem comprovada e só pode ser aberto por quem tem permissão. Para isso, a lei prevê o uso de certificado digital no padrão ICP-Brasil.
- Sistema de guarda com segurança. O CFM exige que os arquivos fiquem num sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) com boa indexação e que atenda ao Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2).
- Análise da comissão antes do descarte. É a comissão da clínica ou do hospital que confere se a versão digital está íntegra e libera a eliminação do papel.
Por quanto tempo guardar
| Situação | Prazo |
|---|---|
| Prontuário em papelnão digitalizado | No mínimo 20 anos a partir do último registro (Resolução CFM 1.821/2007 e Lei 13.787/2018). |
| Prontuário digitalizado ou eletrônico | O CFM prevê guarda permanente. A Lei 13.787 permite eliminar após 20 anos do último registro. Na dúvida, a regra mais segura é manter o arquivo digital, que ocupa pouco espaço. |
| Papel original depois de digitalizado | Pode ser destruído após a análise da comissão, com descarte seguro e registrado. Os de valor histórico ficam. |
Prontuário e LGPD
Para a LGPD (Lei nº 13.709/2018), informação de saúde é dado pessoal sensível, a categoria que exige mais cuidado. Na prática, isso reforça três coisas que a clínica precisa ter:
- Acesso só para quem precisa: recepção, médico e faturamento não precisam ver as mesmas coisas.
- Registro de quem acessou: uma trilha de auditoria mostra quem abriu cada prontuário e quando.
- Guarda física segura para o que ainda está em papel: caixas identificadas, local controlado e retirada registrada.
Por onde começar
- Faça um diagnóstico do acervo: quantas pastas, de que anos, em que estado e o que já passou dos 20 anos.
- Crie ou ative a comissão de revisão de prontuários. Sem ela, o papel não pode ser eliminado.
- Digitalize com padrão: frente e verso, boa resolução, OCR, indexação por paciente e certificação.
- Organize o acesso num sistema com permissão por perfil e trilha de auditoria.
- Descarte o papel liberado com certificado e guarde com rastreio o que precisa continuar físico.
Cada etapa dessas é um serviço que a Nexos Acervo faz para clínicas e hospitais: diagnóstico, digitalização, GED, guarda física e descarte seguro, com um único responsável do começo ao fim.
Fontes: Lei nº 13.787/2018 · Resolução CFM nº 1.821/2007 · LGPD, Lei nº 13.709/2018
Conteúdo informativo. Para decisões sobre o seu caso, consulte o jurídico da clínica e as normas do seu conselho profissional.
Sócio-fundador da Nexos Acervo. Começou no banco, foi gestor de crédito e passou os últimos seis anos como consultor comercial em gestão documental. Este artigo teve revisão técnica de Rafael Cabral, arquivista e sócio-fundador.
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